新证是指已经建好但没有发送的单据；待审证是指已经发送到贸促会，但没有审核或自动审核不通过需要人工审核的单据；已发证是指已经发送到贸促会，且该单已被审核通过的单证，此类证可以直接到贸促会去领取（办理配送服务的企业会送证上门）；未通过证是指已经发送到贸促会，但审核不通过的单证；报废存档是指对已审核单证做改证重发后原单证的存档。